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Current Job Listings

Summer Program Coordinator

CDD Replacement Maternity Leave (Full Time)

4 months minimum beginning May 2019

Job Description

The Summer Program Coordinator is a full-time position, located in the 14th arrondissement of Paris, and reports to MICEFA Coordinators and Directors. The Summer Program Coordinator must work closely with MICEFA’s Academic Director and Student Affairs Coordinator to manage all of MICEFA’s Summer Programs and oversee administrative tasks for outgoing students.

 PROFILE REQUIREMENTS

  • Native English speaker preferred (written and spoken French essential)
  • Undergraduate Degree (North America), BAC + 2/3 (France)
  • Must have valid working papers for the EU
  • Some previous experience in the study abroad or international education field
  • Responsible, strong work ethic and ability to work with others
  • Very strong ability to relate to others and handle difficult situations
  • Strong sense of organization, ability to multi-task and be autonomous
  • Ability to understand the needs of study abroad students and faculty
  • Available to work certain weekends and evenings
  • Knowledge of Microsoft Office and Mac proficient (Web Design through WordPress is a plus)
  • Basic accounting skills a plus

Summer Programs

  • Run simultaneous summer programs
  • Confirm and manage reservations for activities and housing
  • Manage program budgets and payments
  • Organize and conduct student orientations
  • Compile, create and send Summer program students’ transcripts
  • Accompany faculty-lead program professors
  • Accompany students on excursions and events
  • Help students with adjustment to life in France, resolution of problems
  • Creation of program satisfaction summary for students and compile feedback report

MICEFA Events

  • Finalize organization of a scholarship ceremony for outgoing students
  • Oversee scholarship ceremony
  • Submit report about scholarships to Embassy
  • Assistance in the execution of International Faculty Seminar in June

Administrative tasks

  • Update database (FileMaker Pro)
  • Supervise interns
  • Participate in maintenance of 24H/7 emergency cellphone (shared between staff)
  • Process French student transcripts
  • Help outgoing French students with their university applications
  • Distribute visa documents to outgoing French students – and guide them in the visa process

 TYPE OF CONTRACT

  • CDD Maternity Leave Replacement Contract (minimum 4 months) 2 weeks-trial period beginning May 2019

SALARY

  • To be determined according to candidate’s experience.

If interested, please send your resume and cover letter to programcoordinator@micefa.org

Assistant(e) Administratif(ve)

CDD à plein temps

1 an renouvelable à pourvoir début juin 2019

Descriptif de poste

Le poste d’Assistant(e) administratif(ve) est proposé à plein temps dans le 14ème arrondissement à Paris. L’assistant(e) administratif(ve) doit assister les membres de l’équipe dans leurs différentes tâches.

 PROFIL

  • BAC + 2 ou équivalent
  • Maîtrise du français et de l’anglais (lu, écrit, parlé)
  • Expérience préalable dans le domaine de l’accueil
  • Sens de l’organisation, autonome, emphatique
  • Compréhension du système éducatif français et nord-américain
  • Maîtrise de la bureautique (suite office, Mac OS & Windows)

Accueil des étudiants américains et français (plus de 300 personnes)

Scolarité – culture

  • Organisation des visites de campus en Ile-de-France
  • Inscription des étudiants nord-américains dans les universités partenaires françaises
  • Gestion des curricula des étudiants nord-américains lors de leur séjour d’étude en France et envoi des relevés de notes vers l’Amérique du Nord en accord avec la Coordinatrice des affaires étudiantes (liste des cours, évaluation, transfert de crédits…)
  • Réservation d’activités culturelles (visites, excursions) et accompagnement des étudiants
  • Gestion de la communauté MICEFA sur Facebook.
  • Vérification et traduction documents, des pages web en français et nouvelles (newsletter deux fois par an)

Rentrées d’août et de janvier

  • Coordination de la recherche et de la mise en place de logements pour les étudiants (150 par an)
  • Coordination des visas et des demandes de titres de séjour (100), participation aux sessions d’information organisée par la Préfecture de Paris, contact avec l’OFII.
  • Animation partagée avec la coordinatrice des affaires étudiantes des sessions d’adaptation culturelles (entre deux et trois par rentrée).
  • Mise en place et animation de la réunion « Jobs ».
  • Ouverture de compte bancaire, téléphone et Pass Navigo, ImagineR
  • Gestion des offres de babysitting

Vie quotidienne

  • Assistance aux étudiants américains en cas de problèmes (par exemple, santé ou vol), accompagnement chez le médecin si nécessaire
  • Gestion des offres de babysitting et diffusion
  • Astreinte téléphonique hors horaire de bureau et week-end répartie entre les membres du personnel.

Assurance étudiants et responsabilité civile pour les étudiants nord-américains

  • Aide à la souscription de contrats de responsabilité civile (LMDE, SMEREP), assurance contrats d’habitation si nécessaire.

Administration du bureau

  • Préparation de l’Assemblée Générale annuelle de la MICEFA:
    • courriers, courriels, établissement du rapport annuel, compte rendus, graphiques
  • Responsable logistique (commandes de matériel, réception)
    • Liens avec les prestataires de service (CROUS, ménage)
    • Evénements (séminaires, réunions, réception)
    • Courrier (Poste, Federal Express)
    • Banque (dépôt de chèques, retrait de carnet)

 TYPE DE CONTRACT

  • CDD un an renouvelable – période d’essai de 2 mois à pourvoir début juin 2019

SALAIRE

  • A déterminer en fonction de l’expérience.

Merci d’envoyer votre CV et letter de motivation à progrmacoordinator@micefa.org